Это вам только кажется, что Новый год еще нескоро. И пока вы с понедельника по пятницу трудитесь в офисах, лучшие умы уже решают, где, когда и как пройдет самая громкая вечеринка года.
О том, с чего начинать подготовку, о чем помнить и где брать идеи, рассказывают основатели event-агентства WhyNot Studio Юлия Шешук и Мария Верещак.
Шаг 1: определиться с темой
— Сейчас все больше компаний хотят разнообразить стандартный корпоратив в виде классического банкета или фуршета и уходят в сторону тематического ивента, наполненного активностями. Все потому, что трехчасовое сидение за столами никак не сближает коллектив. А вот, например, совместная постройка космического корабля или гигантской пирамиды Хеопса, напротив, запоминается надолго и помогает узнать друг друга лучше.
Что же касается концепции, то пару лет назад все поголовно отмечали Новый год в стиле Великого Гэтсби в связи с выходом одноименного фильма, ленивый не отпраздновал новогоднюю вечеринку в космической тематике «Звездных войн», была также волна вечеринок в формате «Вечернего Урганта» и интеллектуальной «Мозгобойни». Вывод такой: следите за тенденциями и выискивайте темы, которые не лежат на поверхности. Иначе рискуете провести Новый год в тематике, которую выбрали тысячами компаний параллельно.
Еще, кстати, очень важен дресс-код мероприятия. Озвученный заранее, он здорово облегчает подготовку сотрудников к корпоративу и задает нужную атмосферу на самом празднике. Организатору достаточно определить цветовую гамму новогоднего вечера из двух-трех оттенков на выбор и примерно за три недели до праздника сообщить сотрудникам эту информацию любым комфортным способом. Референсы подходящих луков будут также нелишними.
Шаг 2: попросить помощи у коллег
— Ищите таланты среди своих коллег. В компании ARTOX, например, заведующий хозяйством как-то распиливал и собирал заготовки для декораций, дизайнер расписывал красками элементы фотозон, офис-менеджеры искали артистов и необходимый реквизит, а курьеры помогали монтировать и демонтировать. При правильной мотивации сотрудники сами потянутся к предновогодней подготовке. А многих увлекает сама смена деятельности с рутинной на творческую.
Шаг 3: найти локацию
— Готовиться к новогоднему корпоративу важно начать заранее. Если вы хотите спокойно отсмотреть варианты площадок и найти для вашей компании действительно классное место в «горячую» предновогоднюю дату, идеально начать обзванивать заведения уже в начале августа. Если вы этого еще не сделали, надо поторопиться. Иначе придется смещать праздник на будний день или довольствоваться вариантом ресторана «попроще».
Обратите внимание на зонирование помещений, так как если это один большой зал, то активности проводить сложнее. К примеру, Новый год-2018 в ARTOX мы проводили в белом зале Robinson Club. В нашем распоряжении был большой зал для торжественных мероприятий и танцев, а также небольшая комната, которую мы запланировали использовать под караоке. А накануне решили, что нужны еще кальяны где-нибудь в тихом месте. Поэтому в срочном порядке украсили и утеплили веранду. С другой же стороны, если помещение сильно разбито на залы, то может случиться так, что коллектив разделится на группы и вместо сплочения вы получите разобщенность.
Шаг 4: пригласить артистов
— Сейчас во многих заведениях есть базовый набор развлечений: кальяны, игровые приставки, настольные игры, караоке. Для некоторых коллективов это тоже может быть интересным развлечением, но, конечно, неосновным. Именно поэтому нужно позаботиться о том, чтобы пригласить на праздник артиста или шоу-программу. Но с ними примерно та же ситуация, что и с заведениями. При заблаговременном начале поиска — летом — у организатора будет время исправить возникшие в процессе подготовки погрешности (а они обязательно будут), устранить недочеты, перепланировать детали.
Взять готовую программу, которая идет в комплекте к ресторану, однозначно дешевле, но будьте готовы к тому, что они не подойдут под вашу тему и будут неуместны. К сожалению, при желании пригласить своих артистов вы столкнетесь со скромным разнообразием готовых шоу. Поэтому если вам хочется чего-то нового и необычного, обратите внимание на опыт ближайших стран с яркими и запоминающимися номерами. Никто не мешает вам подсмотреть кусочек программы и уже у нас найти подрядчика, который сможет повторить перформанс. Нанятый артист будет рад новому номеру, а ваши сотрудники получат яркие впечатления за умеренную доплату.
Шаг 5: предусмотреть запасные варианты
— Корпоратив — это цельное мероприятие. Нужно учесть все: заведение, еду, программу, костюмы, фотозоны, съемку, свет, звук, сцену. Но будьте готовы к тому, что что-то пойдет не по плану. Не паникуйте, а оперативно ищите пути решения проблемы, предусмотрите запасные варианты.
План подготовки идеального новогоднего корпоратива от WhyNot Studio:
- Определите предпочтения, вкусы и ожидания сотрудников. Проводите фокус-группы, узнавайте детали прошлых мероприятий, запрашивайте обратную связь, организуйте опросы. Чем больше вы узнаете о гостях предстоящего мероприятия, тем больше вероятность, что вам удастся сделать хороший праздник, который всем запомнится.
- Согласуйте бюджет, учтите риски при составлении сметы. Как правило, на них закладывают 10% от всего бюджета.
- Определите количество гостей. Сотрудники будут с парами или без? Ожидаются ли VIP-гости?
- Выберите формат: классический — в ресторане с фуршетом или банкетом — либо сделайте ставку на спорт и активности.
- Разработайте концепцию праздника. От нее будет зависеть все наполнение новогоднего вечера.
- Найдите идеальную площадку для праздника.
- Параллельно прорабатывайте варианты ведущих, шоу-программ, артистов и музыкантов.
- Позаботьтесь о тематических декорациях и фотозонах. Много красивых фото в соцсетях с новогоднего корпоратива — подтверждение, что вечеринка удалась.
- Вовлеките сотрудников в подготовку. Среди коллег могут найтись таланты разного формата: танцоры, певцы, битбоксеры и даже флейтисты.
- Обязательно внесите предоплату, иначе есть риск, что кто-то более оперативный заберет под эту дату ресторан и артистов себе.
Новости Relax.by в твоей ленте и в телефоне! Следите за нами в Facebook и ВКонтакте, подписывайтесь на наш Telegram-канал и Viber-чат!